rss

Rabu, 30 Desember 2009

1. MANAJEMEN INFORMASI

Keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya sangat tergantung pada kemampuan orang yang mengelola organisasi tersebut. Manajemen sebagi suatu metode yang mengatur, mengelola organisasi dapat diartikan sebagai seni melaksanakan sesuatu melalui orang. Jika manajemen suatu organisasi baik maka akan meningkatkan kemakmuran suatu negara.

Dalam menjalankan tugasnya , para manajer memerlukan informasi, karena adanya perbedaan tugas maka informasi yang diperlukan juga akan berbeda. Perbedaan tersebut disebabkan oleh adanya periode waktu, tingkat ketidakpastian, tipe informasi, dasar kebutuhan informasi dan bentuk pelaporan. Sehingga dapat dikategorikan bahwa informasi adalah salah satu jenis sumberdaya utama, dan termasuk dalam kategori sumberdaya konseptual.
Jenis sumberdaya utama lainnya, dalam kategori sumberdaya fisik, yaitu :
• Manusia
• Material
• Mesin (termasuk fasilitas dan energi)
• Uang

Sumberdaya fisik yang berada pada organisasi biasanya terbatas dan bisa habis atau punah. Sedangkan sumberdaya informasi bersifat “tidak” akan pernah habis. Sehingga semua sumberdaya, baik fisik maupun konseptual harus disinergikan. Oleh karena itu tugas dari manajer
adalah mengarahkan penggunaan semua sumberdaya agar dapat dimanfaatkan secara efektif.
Sebagai tindak lanjut dari tugas manajer tersebut, maka perlu adanya usaha penataan sumberdaya (Manajemen Sumberdaya) termasuk didalamnya manajemen informasi, yakni berupa :
• Sumberdaya harus disusun sedemikian rupa sehingga setiap saat diperlukan dapat segera dimanfaatkan - perlu dilakukan modifikasi
• Sumberdaya harus dimanfaatkan semaksimal mungkin
• Sumber daya harus selalu diperbaharui
Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna. Kemudian manajer memastkan bahwa orang yang layak dalam organisasi menerima informasi tersebut dalam bentuk yang tepat pada saat yang tepat sehingga informasi tersebut dapat dimanfaatkan. Akhirnya manajer membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantikannya dengan informasi yang terkini dan akurat. Seluruh aktivitas tersebut (memperoleh informasi, menggunakannya seefektif mungkin dan membuangnya pada saat yang tepat, disebut sebagai manajemen informasi.
Munculnya paradigma baru yaitu berupa informasi yang termasuk dalam sumberdaya utama organisasi akan mendorong usaha terhadap manajemen informasi. Perhatian terhadap Manajemen Informasi tersebut antara lain disebabkan oleh :

 Peningkatan kompleksitas kegiatan bisnis :
• Pengaruh ekonomi internasional; Perusahaan-perusahan besar/kecil semua terkena pengaruh ekonomi yang dapat bersumber dari belahan dunia manapun. Pengaruh tsb. Terlihat pada nilai relatif mata uang tiap negara.
• Persaingan tingkat dunia (globalisasi); persaingan tidak lagi terjadi dalam wilayah geografisnya, nampak pada nilai impor dari luar negeri. Hal tersebut ditunjukkan dengan adanya perjanjian antar negara berupa APEC, AFTA, WTO, dan lain-lain.
• Peningkatan kompleksitas teknologi; berbagai macam teknologi dalam kehidupan ini telah banyak diterapkan – bar code scanners di pasar swalayan, sistem pemesanan penerbangan, automated teller machine (ATM), closed circuit television (CCTV) di gedung-gedung parkir, dll.
• Waktu yang terbatas; semua tahap operasi bisnis saat ini dilaksanakan dengan lebih cepat daripada sebelumnya. Sehingga muncul aktivitas pemasaran secara jarak jauh melalui telepon (telemarketing) maupun internet (e-commerce). Selain itu dijumpai pula penjadualan pengiriman material produksi agar tiba tepat waktu (just in time).
• Kendala sosial; pada kenyataan terdapat produk dan jasa yang tidak diinginkan oleh masyarakat. Hal tersebut disebabkan oleh adanya keputusan bisnis yang hanya didasarkan pada factor-faktor ekonomis dengan mengabaikan perhatian atau pertimbangan terhadap keuntungan dan biaya sosial. Misalnya aktivitas perluasan pabrik, pembuatan produk baru, tempat penjualan baru, dan aktivitas serupa lainnya harus juga mempertimbangkan.

Peningkatan kemampuan komputer, Manajemen Data dan Komunikasi :
Trend Manajemen Data
 Ditinjau dari Segi Teknik Manajemen
• File management dan organization hanya untuk satu aplikasi tertentu  untuk beberapa aplikasi  untuk corporate data files (diperlukan database sistems)
 Perlu dibuat data dictionary, bukan hanya sekedar data definitions.
 Ditinjau dari Segi Pengelolaan Data
• Terjadi pergeseran model pengolahan data, yang tadinya dilakukan secara tersentralisasi (terpusat) kini menjadi pengolahan data terdesentralisasi atau pengolahan terdistribusi. Artinya setiap komputer yang terhubung pada jaringan dapat melakukan pengolahan data sesuai dengan kebutuhan masing-masing.
 Ditinjau dari Segi Asal Data
• Berdasarkan asal data yang akan diolah, yang kebanyakan berasala dari Data Internal kini bergeser dengan melibatkan Data Eksternal .
 Ditinjau dari Segi Jenis Data
• Pengolahan data dilakukan berdasarkan data yang dikumpulkan sehingga menghasilkan informasi. Dengan perkataan lain, yang dulunya hanya melakukan pertukaran data antar organisasi atau unit organisasi, terus meningkat menjadi pertukaran informasi (yang merupakan hasil pengolahan dari data). Selanjutnya bergerak menjadi pengolahan yang berbasis ilmu pengetahuan atau sistem pakar (knowledge sistems atau
expert sistems) sehingga akan menjadi intellectual capital.


Trend Komunikasi
Ditinjau dari Luas Cakupan
• Penyebaran dan sumber informasi yang diolah dimanfaatkan dan berasal lingkungan internal organisasi (bersifat Internal organization). Hal tersebut terus mengalami pergeseran ke arah antar organisasi (bersifat Inter organization). Sehingga konsep pengembangan sistem informasi akan berbasis komunikasi selain berbasis komputer (Communication-based information sistem).
Ditinjau dari Infrastruktur
• Adapun infrastruktur yang digunakan akan bergerak dari berbentuk Mainframe kearah infrastruktur berbasis Network.


Ditinjau dari Pemanfaatan Teknologi
Dengan terus berkembangnya teknologi informasi dan komunikasi maka penerapan sistem informasi berbasis komputer dan komunikasi (Information and Communication Technology – ICT) akan terus bergerak dari
• Konsep jaringan setempat (Local Area Network - LAN) kea rah Jaringan yang sangat luas (Wide Area Network - WAN). Dengan demikian aplikasi yang diterapkan akan berbasis web.
• Selain itu media komunikasi yang digunakan juga akan terus berubah, yang tadinya menggunakan media kabel (Cabling) kini bisa menggunakan media tanpa kabel (wireless).

Ditinjau dari Peralatan yang Terhubung
• Berawal dari komunikasi konvensional yang hanya memanfaatkan peralatan telekomunikasi saja (misalnya telepon, fax) kini bisa dikombinasikan dengan pemanfaatannya dengan menggunakan juga media Komputer sekaligus (misalnya e-mal, pertukaran data, dll) serta juga dengan penambahan peralatan lain yang ada komponen komputer / microprocessor (computer-based equipment)

2. PENGGUNA DAN PELAKU SISTEM INFORMASI
Pada awalnya, pemakai output komputer pada perusahaan adalah pegawai administrasi di bagian akuntansi, yang komputernya melaksanakan aplikasi seperti pembayaran gaji pegawai, pengelolaan persedian (inventory control), dan penagihan. Sebagian informasi juga disediakan bagi para manajer, tetapi hanya sebagai output tambahan dari aplikasi akuntansi.
Gagasan untuk menggunakan komputer sebagai sistem informasi manajemen (SIM) merupakan suatu terobaosan besar, karena menyadari bahwa para manajer memerlukan informasi untuk pemecahan masalah. Ketika perusahaan-perusahaan menjangkau konsep SIM, mereka mulai mengembangkan berbagai aplikasi yang secara khusus diarahkan untuk mendukung manajen. Namun, bukan hanya manajemen yang memperoleh manfaat dari penerapan SIM. Nonmanajer dan staf ahli juga menggunakan outputnya. Selain itu juga dimanfaatkan oleh para pemakai yang berada di luar perusahaan, yaitu para pelanggan akan menerima faktur dan laporan transaksinya, para pemegang saham akan menerima cek deviden, dan pemerintah akan menerima laporan pajak. Dengan demikian secara ringkas para pengguna dan pelaku sistem informasi meliputi :
• Manajer
• Non-manajer
• Orang dan unit organisasi yang ada dalam organisasi dan lingkungannya.

Dalam pembahasan pada materi SIM, yang akan dibahas lebih lanjut adalah para pelaku dan pemakai dari kelompok manajer. Keberadaan manajer bisa kita saksikan ada di mana-mana diberbagai tingkat dan dalam berbagai bidang fungsional pada perusahaan.
Manajer Dijumpai pada Semua Jenjang, sesuai dengan tingkatan manajemen, yaitu :
• Tingkat Perencanaan Strategis (Strategic planning level)
Merupakan manajer pucak organisasi. Mereka mempunyai pengaruh atas keputusan-keputusan yang diambil pada seluruh organisasi selama beberapa tahun mendatang. Istilah lain yang digunakan yakni eksekutif.

• Tingkat Pengendalian Manajemen (Management control level)
Merupakan manajer tingkat menengah, yang memiliki tanggung jawab untuk merubah rencana menjadi tindakan dan memastikan agar tujuannya tercapai.
• Tingkat Pengendalian Operasional (Operational conrol level)
Merupakan manajer tingkat bawah, yang bertangung jawab menyelesaikan rencana-rencana yang telah ditetapkan oleh para manajer ditingkat yang lebih tinggi.

SISTEM
Sistem adalah sekelompok elemen yang bekerja sama (terintegrasi) untuk mencapai suatu tujuan atau sasaran tertentu. Organisasi atau perusahaan terdiri dari sejumlh sumberdaya yang bekerja menuju tercapainya suatu tujuan tertentu yang ditentukan oleh pemiliki atau manajemen.
Setiap sistem memiliki batas-batas luar yang memisahkannya dari lingkungannya. Tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen sistem yang sama, namun secara umum bisa digambarkan terdiri dari sumberdaya input (masukan), roses transformasi, dan sumberdaya output (keluaran).
Berdasarkan Hubungan elemen, sistem dibagi atas :
 Open sistem; sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumberdaya.
 Closed sistem; sistem yang tidak dihubungkan dengan lingkungannya.

Berdasarkan besar kecilnya sistem, sistem terbagi atas :
 Subsistem; sistem di dalam suatu sistem;
 Supersistem atau suprasistem;

Terkadang sulit untuk membedakan membedakan apakah suatu bagian termasuk subsistem atau supersistem. Untuk membedakannya dapat digunakan pedoman berikut :
a. harus dapat ditentukan apakah sesuatu itu penting bagi pencapaian tujuan sistem atau apakah sesuatu itu memberikan andil bagi pencapaian tujuan sistem ?
b. Apakah sesuatu itu dapat dikendalikan dalam analisis yang dilakukan terhadap suatu sistem ?
Jika jawaban dari kedua langkah tersebut positif atau ya, maka sesuatu tersebut dapat dikatakan sebagai subsistem.

Berdasarkan Jenis Elemennya, sistem dibedakan atas :
 Sistem fisik, yang terdiri dari sejumlah sumberdaya fisik
 Sistem konseptual, terdiri dari sumberdaya konseptual (data dan informasi).
Pentingnya suatu pandangan sistem (Sistem view), yakni melihat bisnis proses sebagai sistem yang melekat dalam suatu lingkungan yang lebih luas, yaitu :
 Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas struktur organisasi dan pekerjaan yang rinci;
 Menyadari perlunya memiliki tujuan yang baik;
 Menekankan pentingnya kerjasama antar unit;
 Melihat keterkaitan antar unit;
 Memberi penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik;

Data Vs Informasi
Data dan informasi merupakan suatu sumberdaya utama secara konseptual, yang keduanya pada umumnya merupakan hal saling berbeda. Data terdiri dari fakta dan angka dari berbagai sumber dalam dunia nyata menyangkut entitas manusia, obyek, kejadian dll yang bisa bersifat kualitatif atau kuantitatif serta bersifat internal maupun eksternal. (data = the plural of datum) yang relatif tidak mempunyai arti bagi pemakai. Sedangkan yang dimaksud dengan informasi adalah data yang telah diolah sehingga mempunyai arti bagi pemakai. Pengolah informasi (information processor) mengubah data mejadi informasi dan merupakan salah satu elemen kunci dalam sistem konseptual. Pengolah informasi dapat meliputi elemen-elemen komputer, elemen-elemen non komputer, atau kombinasinya.
Data dan Informasi dapat diperlakukan sebagai asset.


4. Perkembangan Sistem Informasi Berbasis Komputer (CBIS)
Usaha penerapan komputer dalam bidang bisnis terus berkembang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan telekomunikasi. Tahapan perkembangan tersebut yaitu :
Fokus awal pada Data (electronic data processing – EDP)
Didukung dengan munculnya punched card dan keydriven bookkeeping machines, dan perusahaan umumnya mengabaikan kebutuhan informasi para manajernya. Aplikasi yang digunakan sistem informasi akuntasi (SIA).


Fokus baru pada Informasi (management information sistem – MIS)
Seiring denga diperkenalkannya generasi baru alat penghitung yang memungkinkan pemrosesannya lebih banyak. Hal tersebut dioerientasikan untuk kosep penggunaan komputer sebagai sistem informasi manajemen (SIM), yang berarti bahwa aplikasi komputer harus diterapkan dengan tujuan utama untuk menghasilkan informasi manajemen.
Fokus Revisi pada Pengambilan Keputusan (Decision support sistem – DSS)
Merupakan hal yang berbeda dengan konsep SIM. DSS adalah sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan serta diambil keputusannya oleh manajer.
Fokus sekarang pada Komunikasi (office automation – AO)
OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas di antara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik. OA telah berkembang meliputiberagam aplikasi seperti konferensi jarak jauh (teleconference), voice mail, e-mail (surat elektronik), electronic calendaring, facsimile transmission, dan desktop publishing. Istilah lainnya dalam menggunakan semua aplikasi AO tersebut dinamakan dengan kantor virtual (virtual office).
Fokus potensial pada Konsultasi (artificial intelligence/expert sistem – AI/ES)
Ide dasar AI adalah komputer dapat deprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia. Sistem pakar adalah suatu sistem yang berfungsi sebagaiseorang spesialis dalam suatu bidang. Sistem yang menggambarkan segala macam sistem yang menerapkan kecerdasan buatan untuk pemecahan masalah dinamakan dengan sistem berbasis pengetahuan (knowledge-bases sistems) Penjelasan lebih lanjut akan dijumpai pada modul terakhir dari materi kuliah SIM.

Manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah dengan memanfaatkan data dan informasi. Informasi disajikan dalam bentuk lisan maupun tertulis oleh suatu pengolah informasi. Pada bagian pengolahan dengan komputer terdiri dari lima bidang yakni SIA, SIM, DSS, kantor virtual dan sistem berbasis pengetahuan. Hal tersebut dinamakan dengan sistem informasi berbasis komputer (komputer based information sistem).

sumber: Google

0 komentar:


Posting Komentar

 
Ada kesalahan di dalam gadget ini